إن الهدف الأساس للسيرة الذاتية هو مساعدتك في الحصول على مقابلة شخصية مع متخذ قرار التوظيف في الشركة التي ترغب في العمل معها. والسيرة الذاتية تعمل على تحقيق هذا الهدف من خلال مجموعة من الوظائف أهمها:

تعريف عن نفسك:

تقوم السيرة الذاتية برسم صورة واضحة عنك لرب العمل بطريقة منطقية ومختصرة عن الجوانب الشخصية وأهم المعلومات عن مؤهلاتك ومستوى تعليمك وخبرتك وحتى هواياتك ، تعتبر السيرة الذاتية أحد مفاتيح النجاح للمرشح، لأن تقييم رب العمل سيأتي من سيرة ذاتية حسب عرضها "الجيد" وحسب سرعة تقديمها " جاهزة عند الطلب ".

دعوة للمقابلة الشخصية:

إن صاحب العمل لديه متطلبات ومعايير أداء خاصة يشترط توافرها في شاغر الوظيفة والسيرة الذاتية من خلال إظهار قدراتك ومؤهلاتك وخبراتك لصاحب العمل تعمل على مساعدتك في الحصول على دعوة لمقابلة صاحب العمل أو المسئولين عن التوظيف في جهة العمل التي تتقدم إليها، فالسيرة الذاتية ما هي إلا ملخص عن بياناتك وخبراتك وإمكانياتك وهي احد أهم الوقفات مع النفس فيجب أن تعبر عما بداخلك وعن أحلامك وآمالك ، ولكن لكي تنجح في إعداد السيرة الذاتية يجب عليك أولاً أن تراجع جيداً ما هي المتطلبات في تلك الوظيفة وحدد المؤهلات التي لديك وذات القيمة وحاول أن تبرزها لصاحب العمل .

أداة تسويقية:

السيرة الذاتية مهما كانت جودتها لن تحصل لك على وظيفة بمفردها. ولكن السيرة الذاتية الجيدة سوف تجذب انتباه مدير التوظيف وتحصل لك بهذه الطريقة على مقابلة شخصية. والهدف من السيرة الذاتية هو أن توضح إنجازاتك ومؤهلاتك لصاحب العمل المرتقب، وإذا أعجب صاحب العمل ما يراه فيها فسوف يطلب مقابلتك وجها لوجه.

اعتبر سيرتك الذاتية بمثابة كتيب للدعاية لك. يتعين عليك أن تظهر لصاحب العمل المرتقب إنجازاتك ومجال خبراتك. واستراتيجيتك يجب أن تكون إبراز الخبرات والمهارات التى يبحث عنها صاحب العمل هذا بالذات.

الأنطباع الأول عن السيرة الذاتية عامل مؤثر لدى صاحب العمل في تقبلك ، لذلك :

• أترك العديد من المساحات البيضاء لتبرز محتوى السيرة الذاتية وجعلها أسهل في قراءتها .
• أستخدم هوامش عريضة ومسافات مزدوجة بين العناوين الرئيسية .

 استخدم أسلوب العبارات المسلسلة وليس الفقرات التقليدية المطولة .  ضع خطوط تحت العناوين الهامة ولكن بشكل لائق .  يستحسن أن يتم كتابة السيرة الذاتية بالكمبيوتر وطباعتها .  أستخدم ورق من نوعية ممتازة وأختار اللون الأبيض وتفادى الأوراق الملونة .

بعض العيوب التي تؤدي لسيرة ذاتية مرفوضة :

أوراق متسخة، أو غير مناسبة الهوامش غر متساوية كثرة المعلومات غير المفيدة نص مكتوب بخط اليد العناوين مبهمة وعريضة لغة اصطلاحية تقنية وجود تشطيبات وبقع حير غياب التواريخ

ثانيا السيرة الذاتية الإلكترونية :

السيرة الذاتية الإلكترونية هى سيرتك الذاتية بشكل يمكن إرسالة عبر البريد الإلكترونى أو الإنترنت. وميزة وجود سيرة ذاتية إلكترونية ببساطة هى أنك تستطيع التقدم إلى الوظائف المعلنة فى العالم أجمع عن طريق البريد الإلكترونى أو الإنترنت، ولن تكون بحاجة إلى فاكس أو بريد عادى.

إذا كانت سيرتك الذاتية موجودة على جهاز الكمبيوتر أو على قرص مرن فلديك فى الواقع سيرة ذاتية إلكترونية، ولكن هذا ليس بالضرورة أكثر الأشكال فائدة. وعلى الرغم من حقيقة أن معظم برامج البريد الإلكترونى تستطيع التعامل مع المستندات المرفقة ـ سواء كانت مكتوبة على برنامج وورد، أو كوارك، أو غيرها ـ إلا أنه ليس صحيحا أن كل شخص أو هيئة ترسل إليها مثل هذه المستندات قادرة أو مستعدة لاستقبالها فى هذا الشكل. ولكن النص العادى المجرد (يطلق عليه أيضا النص الآسكى أو نص الدوس ومميز بحروف الامتداد الثلاثة txt ) يمكن استقباله من أى جهاز كان، ولهذا فهو مطلوب فى أحيان كثيرة.

ولكى تجعل سيرتك الذاتية سهلة الاستقبال عالميا اتبع الخطوات التالية:

استخدم أحد البرامج العادية لمعالجة الكلمات وقم بكتابة سيرتك الذاتية بشكل عادى. لاحظ أن شكل النص العادى المجرد هو شكل أساسى ـ أى أنه لايعترف بأدوات تنسيق النص مثل التعداد النقطى، أوالحروف السوداء أو المائلة. حاول استخدام رمز النجمة (*) ورمز (+) والحروف الكبيرة لتحقق تأثيرا مماثلا. وفى أى الأحوال تأكد أن سيرتك الذاتية مقروءة حتى فى غياب خصائص تنسيق النص. إذا سمح لك برنامج معالجة الكلمات بذلك حدد هوامشه عند صفر و65 حرفا (ويعنى هذا أن أطول سطر ـ بما فيه من مسافات ـ سيصل إلى 65 حرفا قبل أن ينتقل إلى السطر الجديد). من شأن هذا أن يجعل سيرتك الذاتية أسهل فى القراءة كما يمكن طباعتها بلا مشاكل وهو شىء لا يقل أهمية. استخدم أمر "احفظ" (أو إذا كنت تحول المستند إلى شكل آخر استخدم أمر "احفظ باسم") لتحفظ مستندك كنص آسكى أو دوس. تذكر أن تضع الحروف txt كامتداد له فى اسم الملف مثل resume.txt

عند إرسالك لسيرتك الذاتية الإلكترونية تذكر التالى:

ارسل معها خطابا تمهيديا وتأكد أنك ذكرت أين قرأت الإعلان. ارسل كلا من السيرة الذاتية والخطاب التمهيدى فى ملف واحد. يمكنك عمل ذلك عن طريق كتابة أو لصق خطابك التمهيدى فى الفراغ الموجود قبل السيرة الذاتية. يمكنك أيضا إرسال خطابك التمهيدى كرسالة إلكترونية وسيرتك الذاتية الإلكترونية كملف مرفق مع الرسالة. اكتب اسم الوظيفة و/أو رقم الوظيفة كعنوان رسالتك. أذكر أى أرقام موجودة بالإعلان لها علاقة بالوظيفة.

الأخطاء الشائعة في السيرة الذاتية المرسلة عبر البريد الإلكتروني

• إظهار عدم الأمانة

لا ترسل سيرتك الذاتية من عنوان البريد الإلكتروني الخاص بعملك مثل mohdmusalhi@MMTTrading.com هذا الأمر كأنك ترسل سيرتك الذاتية علي ورق خطابات الشركة المدون عليه اسمها ومقرها. كما أنه يعطي انطباعا باستغلالك لوقت الشركة لتحقيق مصالح شخصية وهو البحث عن عمل. أما إذا اكتشف مديرك الحالي ما تقوم به فستكون في موقف لا تحسد عليه.. إذن من الأفضل استعمال بريد إلكتروني مثلا Hotmail.com , yahoo.com .

• استخدام الألفاظ والأسماء التي لا تصلح لبيئة العمل :

لا تستخدم أسماء غريبة لبريدك الإلكتروني مثل gazzarbasha@hotmail فهذه الأسماء تعطي انطباع غير طيب عن صاحبها , فاختر اسما مناسبا للتعامل مع الشركات.

• من فضلك أرسل الرد علي عنواني الآخر:

يطلب البعض في نهاية الرسالة أن يتم الرد عليهم علي عنوان بريدي آخر, وبالطبع هذا طلب غير منطقي لأن الطبيعي أن يتم الرد باستخدام Replyففي وسط الكم الهائل من الرسائل التي تصل الشركة لن يتم تذكر مثل هذا الطلب وبالتالي قد تضيع فرصة العمل, فلا تنسي أن ترسل السيرة الذاتية من العنوان الذي تريد أن يصلك الرد عليه.

• رسالة واحدة لكل الشركات:

ليس من اللائق أن ترسل نفس الرسالة لكل الشركات مرة واحدة باستخدام (إرسال جماعي) ولكن من الأفضل إرسال رسالة منفردة لكل شركة موضح بها البريد الإلكتروني الخاص بها وحده, فهذا دليل اهتمامك بهذه الشركة دون غيرها مما سيكون له أثر طيب في احترام الشركة لطلبك.

• الخطأ الشائع : ترك عنوان الرسالة فارغا :

الكثير من الناس يهمل موضوع الرسالة (Subject) فيتركه شاغر رغم أهميته, أو قد يكتب عبارة غير ملائمة مثل: أحتاج إلي عمل, سيرة ذاتية. إذا أخذت في الاعتبار أن الشخص المسؤول تصله مئات الطلبات فمن الأفضل إذن لفت انتباهه باستعمال عبارات مثل: منسق أو منسقة ذات خبرة تتقدم للوظيفة , مهندس مدني يتقدم لوظيفة مدير مشروع ، خريج ماجستير إدارة موارد بشرية يتقدم لوظيفة مدير موارد بشرية.

• لا ترسل رسالة خالية:

غالبا ما يتم إرسال السيرة الذاتية في شكل مرفقات (Attachments) مع ترك الرسالة خالية تماما. متوقعين أن يقوم الشخص بفتح (المرفقات) مباشرة, ولكن إذا لم ينتبه الشخص لوجود المرفقات فسيقوم بإلغاء الرسالة فورا, فيجب إذن توضيح وجود مرفقات والأفضل إرفاق خطاب طلب العمل (Cover letter ).

• الالتزام بآداب العمل :

يجب مراعاة أصول الكتابة عند إرسال رسالة طلب العمل فهي موجه لشركة وليس لصديق فلا ينبغي استخدام الصور المتحركة أو الوجوه (-: , )-:، 2u ، 4u ومراعاة قواعد الكتابة والحروف خاصة عند استخدام اللغة الإنجليزية.

• تمرير الرسالة يدمر فحواها :

أكثر ما يزعج المتلقي هو البحث عن الرسالة بعد أن يكون تم تمريرها عدة مرات (Forward) وخاصة إذا كانت تحتوي علي مرفقات, فعليه في هذه الحالة أن يفتح كل المرفقات الموجودة ليجد السيرة الذاتية المرفقة.

• الرسائل الكبيرة تزعج صاحب العمل :

احترس! فحجم رسائل البريد الإلكتروني هام جدا, فبعض المتقدمين للعمل يرسلون سيرتهم الذاتية في ملف كبير جدا يصعب تحميله علي الكمبيوتر كما أنه قد يغلق حافظة البريد الوارد للمتلقي, إذن حاول تجنب إرسال المرفقات الغير هامة مثل صور الشهادات التي حصلت عليها أو خطابات التذكية. وتذكر أن لا ترسل سيرتك الذاتية المنسوخة على جهاز النسخ (Scanner) فمثل هذه الصور يصعب تخزينها.

• أفضل البرامج والشائعة الاستخدام هو وورد (Word):

لا ترسل سيرتك الذاتية في Zip file أو تستخدم acrobat ولكن استخدم دائما word فهو أسهل الطرق المقبولة عالميا , حتى لو كانت سيرتك الذاتية من 3 أو4 صفحات فهذا لن يتعدى 50 K (طالما ليس بها رسومات بيانية) وبالطبع لا ترسله باستعمال برنامج Power Point أو Excel .

• السير الذاية الجماعية :

لأسباب غريبة يقوم بعض الأصدقاء المتقدمين للعمل بإرسال سيرتهم الذاتية معا في ملف واحد, فتصل الرسالة ومرفق بها 3 أو4 سير ذاتية مختلفة وهو شئ غريب جدا لم نجد له تفسير لأنه لا يوفر الوقت أو الجهد.. ولكن يعزز من فرصة تجاهل أصحاب هذه السير الذاتية معا!

• مراجعة الرسالة :

بعض المتقدمين للعمل قد يحتفظون بسيرتهم الذاتية علي جهاز الكمبيوتر الخاص بغيرهم أو بالعمل فيضعون لها اسم الملف أو (رأس وتذييل الصفحة) وقد ينسي البعض ويرسل السيرة الذاتية دون محو أو مراجعة اسم مسار الملف ، أنشئ من قبل ، اسم صاحب الجهاز المستخدم مما قد يتسبب بظهور أكثر من أسم على السيرة الذاتية مما يزيد من ضياع فرصة العمل.

نصيحة هامة :

• تابع برسالة إلكترونية أواتصال هاتفى بعد أسبوع أو ما شابه من إرسالك لطلبك.
• تابع بريدك الإلكتروني بشكل مستمر لتلقى الردود أو للتأكد من أن رسالتك لم تخطئ الجهة المقصودة .

لكتابة سيرة ذاتية باللغة الانجليزية Curriculum Vitae .. اتبع الآتي :

مبدئيا يتم تقيسم السيرة الذاتية إلى 6 أقسام رئيسية : 1- المعلومات الشخصية – personal information الاسم- Name يكتب الاسم ثلاثي ، مع مراعاة بدء الأسماء بحروف كبيرة. التليفون - Telephone number يكتب رقم التليفون المنزل و المحمول مصحوبا بالكود الدولي. العنوان – Address يكتب العنوان بالتفصيل- الحروف الأولى لأسماء الشوارع و المدن و البلاد كبيرة.

2- التعليم- Education

• يتم البدء بذكر أحدث الشهادات الحاصل عليها المتقدم للوظيفة و ليس العكس

3- الدورات تدريبية Professional Development نقوم هنا بذكر الدورات التدريبية التي حصلت عليها ( لغة - كومبيوتر- تنمية مهارات).

4- تاريخ العمل- Work history تقوم بذكر أماكن العمل السابقة الأخير أولا وفقا للتاريخ.

5-المهارات – Skills يتم هنا ذكر جميع المهارات المكتسبة ( اللغات و درجة إتقانها- التعامل مع الكومبيوتر- مهارات التنظيم- مهارات الترجمة).

6- في بعض الأحيان يمكن إضافة بعض الحقول : • الهوايات – Hobbies • الأنشطة – activities

الخطاب التمهيدي :

ربما كان أكثر شىء يحير الباحثين عن الوظائف بعد كتابة السيرة الذاتية هو كتابة الخطاب التمهيدى الذى يرسل معها. فالواقع أن السيرة الذاتية تحتاج إلى مقدرة جيدة على الكتابة واهتمام بالتفاصيل، ولكن الخطاب التمهيدى مكتوب وموجه لشخص معين ـ الموظف المسئول عن عملية التوظيف ـ ويتطلب من الباحث عن وظيفة أن يجيب على أهم سؤال فى ذهن ذلك الشخص وهو: "ما الذى يجعل هذا المتقدم أفضل شخص يناسب هذه الوظيفة؟"

إن قدرتك على كتابة خطاب تمهيدى جيد قد يلعب دورا كبيرا فى فعالية وتأثير سيرتك الذاتية، فالخطاب التمهيدى الجيد سيحصل لك على مقابلة شخصية، أما الخطاب السىء فقد لا يجعل من سيرتك الذاتية سوى فكرة مستبعدة. الخطاب التمهيدى هو فرصتك لكى تعرض نفسك على صاحب العمل المرتقب كأفضل متقدم لهذه الوظيفة بالذات. ولهذا السبب فهو يماثل فى أهميته أهمية سيرتك الذاتية، وفى الواقع لايجب عليك أن ترسل سيرتك الذاتية أبدا بدون خطاب تمهيدى مصاحب.

وأهم شىء ينبغى عليك تذكره أن خطابك التمهيدى يقوم بغرض مختلف تماما من سيرتك الذاتية ولايجب أن يكرر التفاصيل الموجودة فى السيرة الذاتية مثل التاريخ الوظيفى أو التعليم أو الأهداف الشخصية، فالسيرة الذاتية تدور حولك وحول خبراتك ومهاراتك، أما الخطاب التمهيدى فهو يبرز ما يمكنك أن تقوم به لصاحب العمل.

الهدف من الخطاب التمهيدي

إن الخطاب التمهيدي يهدف إلى تحقيق هدفين أساسيين:

• الهدف الاول :-

التعبير عن رغبتك في العمل بالوظيفة المعلن عنها . يجب أن تجذب الفقرة الأولى انتباه المسئول عن التوظيف. اشرح بدقة لماذا أرسلت سيرتك الذاتية: اهتمامك بالشركة ورغبتك فى القيام بعمل يحتاجون إليه. وضح اهتمامك عن طريق الإشارة إلى أية علاقات موجودة بين صاحب العمل وبينك، وضح انك تعمل فى نفس المجال، أو ان لديكما اهتمامات مهنية مشتركة، أو أنك كنت تتابع انباء الشركة أو المصنع من الأخبار العامة. إذا كان صديق مشترك أو شريك قد وجه أنظارك إلى الشركة فاذكره، وربما شعر مدير التوظيف فى هذه الحالة أن من واجبه أن يرد على خطابك (ولكن لاتحاول أن توحى بأنك تعرف أكثر مما تعرفه فعلا، فإذا أصدرت تصريحات غير دقيقة عن الشركة أو المصنع فسيستطيع مدير التوظيف اكتشاف ذلك). عندما تعرض أن تقوم بعمل يحتاجون إليه فى الشركة حاول أن تكون دقيقا على قدر المستطاع. لاتكتفى بأن تذكر الوظيفة ولكن صف ما تحتاجه الشركة من هذه الوظيفة.

• الهدف الثاني :-

هو إقناع صاحب العمل المرتقب انك الشخص الأمثل للوظيفة المعلن عنها . فى الجزء الثانى من الخطاب (وبإيجاز) وضح المهارات التى تمتلكها والتى يحتاجها صاحب العمل بصفة خاصة. من غير الضرورى أن تقدم الكثير من التفاصيل. اترك هذا لسيرتك الذاتية. وبدلا من ذلك استخدم هذا الجزء لإبراز كيف ستستخدم مواهبك وخبراتك لتفيد الشركة. لاتستخدمه لتشير إلى كيف ستستفيد أنت من وظيفتك، فمدير التوظيف أمامه عدد كبير من السير الذاتية وعنده وظائف يحتاج لأن يملأها، ولهذا فلن يكون لديه اهتمام خاص بسعادتك الشخصية أو شعورك بتحقيق ذاتك. استخدم ضمير المتكلم "أنا" فى أضيق حدود ممكنة، وحاول استخدامه بالمعنى التالى: "هكذا استطيع أنا أن أساعد". ولما كان الخطاب التمهيدي على قدر كبير من الأهمية سنقدم لك فيما يلي بعض الإرشادات التي تساعد على كتابة هذا الخطاب الهام .

• ابدا بتعريف نفسك والخبرات العلمية و العملية التي تمتلكها

توقع أن المرسل إليه تصله مئات الرسائل وبالطبع الوقت المخصص لقراءة كل رسالة قصير, فحاول أن يكون خطابك قصيرا ولكن مثيرا للاهتمام.

• تجنب الأخطاء الإملائية واقرأ الخطاب عدة مرات قبل إرساله فقد تكتشف به أي خطأ.
• من الأفضل أن توجه خطابك إلي شخص معين بالاسم , وحاول أن تذكر اسم الشركة الموجه إليها الخطاب علي الأقل مرة في سياق الكلام مما يوضح اهتمامك بهذه الشركة بالذات.
• تجنب شرح كيفية معرفتك بالشركة إن كان عن طريق الإنترنت أو عن طريق صديق لك.. فهذا إهدار للوقت لأنه غير هام في السيرة الذاتية.
• وجه رسالتك إلى شخص معين إذا أمكن كان توجه إلى رئيس شئون العاملين أو مدير الموارد البشرية فكلما كانت رسالتك موجهة لشخص بعينة كلما لفتت الانتباه .
• ابتعد عن كتابة أية معلومات غير حقيقية .
• يجب أن تكون رسالة متوسطة الحجم كأن تكون 4 فقرات كل فقرة من 4 إلى 5 سطور .
• اتبع أسلوب سهل وبسيط للكتابة
• دقق في الأخطاء اللغوية والنحوية
• اذكر عنوانك ورقم هاتفك وبريدك الإلكتروني .
• فى نهاية الخطاب وضح ما تتمنى أن يحدث بعد ذلك. لاتترك الكرة فى ملعب صاحب العمل ولكن كن إيجابيا! اخبر صاحب العمل المرتقب كيف يمكنه الاتصال بك، سواء عن طريق الهاتف أو البريد الإلكترونى، ولكن لا تنتظر المكالمة.
• اشرح له أنك إذا لم تسمع منه فى خلال أيام فسوف تتابع الموقف بالهاتف لتتأكد أن سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدى قد وصلا إلى الأيدى الصحيحة، وللترتيب لمقابلة شخصية.
• كن قاطعا ولكن بأدب (بعض الباحثين عن وظيفة قد يريدون كتابة فقرة لشرح أى جانب يشعرون أنه غامض فى السيرة الذاتية مثل وجود بعض الفرغات فى التاريخ الوظيفى).

لايوجد شكل واحد "معتمد" ولكن هناك بعض القواعد الأساسية التى يجب أن تراعيها عند كتابة الخطاب التمهيدى:

جزء مكون من 3 أسطور فى الجزء العلوى الأيمن أو الأيسر من الصفحة ويحتوى على ما يلى: عنوان منزلك وبه اسم الشارع، والمدينة، والولاية والرمز البريدى، والتاريخ (يمكن أن يوضع التاريخ منفصلا عن كل هذا الجزء بسطر واحد). جزء آخر مكون من 3 أسطور على أقصى اليسار، على بعد مسافة واحدة تحت التاريخ، ومسافة واحدة فوق سطر التحية. يحتوى هذا الجزء على الاسم الكامل للمرسل إليه وعنوانه بما فى ذلك المدينة والولاية والرمز البريدى. استخدم النقطتين بعد التحية ولا تستخدم الفصلة، ويجب أن توجه التحية إلى شخص معين بطريقة رسمية. استخدم تحية شخصية (وليس على سبيل المثال "لمن يهمه الأمر") وحاول بجدية أن تعرف الشخص الذى سيتلقى الخطاب، وإذا قضت الضرورة قم بالاتصال هاتفيا بالشركة واستفسر عنه. إذا لم تحصل على اسم معين فخاطب فى خطابك "مدير التشغيل" "مدير التعيينات" أو ببساطة "المدير". يجب فصل الفقرات من بعضها البعض بمسافة سطر واحد، وليس من الضرورى الدخول بالنص قليلا من الحافة. يمكنك استخدام التعداد النقطى والحروف السوداء فى جسم الخطاب التمهيدى لتنظيم وإبراز المعلومات حتى تكون أكثر سهولة فى القراءة. إذا قررت استخدام هذه الوسائل فلا تغالى فى الاستخدام. فى نهاية الخطاب اكتب "مع خالص التقدير" يتبعها التوقيع تحتها، ثم الاسم كاملا ومطبوعا تحت كل ذلك. اترك دائما مكانا كافيا للتوقيع بين الجملة الختامية واسمك عندما تقوم بطباعة خطابك التمهيدى.

طريقة كتابتك لخطابك التمهيدى على درجة من الأهمية توازى أهمية الرسالة التى تود توصيلها، وخطابك هو مثال على قدراتك للتواصل والاتصال بالآخرين، ولا يوجد صاحب عمل مستعد لأن يوظف شخصا لايستطيع القيام بذلك بشكل فعال. فيما يلى ستجد بعض الإرشادات التى ستساعدك فى كتابة خطاب يدل شكله وطريقة على قدراتك المهينة:

اجعل للخطاب صفة شخصية:

حاول فى خطابك التمهيدى أن تخاطب الشخص المسئول عن التوظيف إذا أمكن ذلك، فعندما تكتب تحية عامة غير محددة يشعر المتلقى أنك لاتعرف الشركة معرفة جيدة، وهو شعور يجعل المتلقى للرسالة يشعر أنك غير متحمس للعمل مع هذه الشركة، وبالمثل فإن عبارة "لمن يهمه الأمر" ربما لن تهم أى شخص على الإطلاق، أما "السيد الموقر" أو "السيدة الفاضلة" فلا ننصحك بها ـ لاتخاطر بإغضاب قارئك أو إثارة حفيظته.

إذا لزم الأمر قم بإجراء مكالمة هاتفية أو بزيارة المكتبة أو باستخدام الإنترنت لتعرف اسم ولقب الشخص المسئول عن التوظيف، ثم تأكد أنك كتبت الاسم بطريقة صحيحة. تذكر أن المسئول عن التوظيف سيبحث عن أشخاص متميزين، فلا تتعجل فى محاولة معرفة الشخص المسئول وربما تصبح الشخص الذى يقع عليه الاختيار.

كن طبيعيا: استخدم لغة وتركيبات لغوية بسيطة وخالية من التعقيد. لاتحاول أن تبدو كما لوكنت شخصا آخر، خاصة إذا كان هذا يعنى استخدام لغة مغالية الرسمية أو جمل معقدة أو كلمات لم تستخدمها من قبل (فقد تسىء استخدامها فى خطابك)، وربما يكون قصدك هو خلق انطباع جيد ولكن قد ينتهى بك الأمر فتخلق انطباعا مغايرا تماما. اكتب كما تتكلم. كن رسميا ولكن لاتكن متصلبا. قل ما تريد قوله بشكل بسيط ومباشر ولا تعتمد على قواميس المرادفات. وكما فعلت مع سيرتك الذاتية استخدم الأفعال الدالة على الحركة لكى تكتب جملا كلها حيوية وقوة.

كن محددا واذهب إلى النقاط الهامة مباشرة:

يجب أن يكون خطابك التمهيدى مثيرا للاهتمام بشكل يدفع القارئ أن يراجع سيرتك الذاتية، ولكنه لايجب أن يكون أكثر من مقدمة للسيرة الذاتية وليس تكرارا لها. تأكد أنك قد أجبت على السؤال: "ما السبب الذى يجعلنى أن أقدم وظيفة لهذا الشخص؟"

تجنب استخدام العبارات المستهلكة مثل: "اسمح لى بتقديم سيرتى الذاتية لسيادتكم" أو "أنا شخص أعرف كيف أتعامل مع الجمهور" فمن الصعب أن تعرض نفسك كشخص له مواصفات فريدة إذا كان خطابك يبدو مماثلا لجميع الخطابات الواردة الأخرى.

كن إيجابيا:

لاتشكو من رئيسك فى العمل أو تصف عملك الحالى أو السابق بأنه "ممل"، فمن الصعب توظيف شخص لايعجبه شىء ويصعب التعامل معه. وأهم شىء لاتستخدم نبرة متوسلة للحصول على وظيفة. فربما تساءل مدير التوظيف عن سبب استماتـتك فى طلبك للوظيفة.

كن واثقا من نفسك ولكن بدون عجرفة:

لاتكن سلبيا أو متواضعا بشكل زائد عن الحد. أذكر أن لديك المؤهلات المطلوبة لهذه الوظيفة ولكن لاتطالب بها، ولا تعلن أنك تعرف عن الشركة أكثر مما تعرفه بالفعل. اشرح أسباب جاذبية الشركة بالنسبة لك (لابد وأن يكون هناك سبب ما حيث انك تتقدم بطلب وظيفة فيها) واترك الموضوع عند هذا.

كن مؤدبا ووقورا: ربما كنت انسانا لماحا تحب الفكاهة مع أصدقائك، ولكنك يجب أن تعامل صاحب العمل بكل احترام ووقار.

اظهر كفاءتك:

لاتضيع المساحة (ووقت القارئ) فى تفاصيل غير ضرورية. احترم وقت صاحب العمل وذلك بأن تتأكد أن كل جملة فى خطابك تساهم فى توضيح اهتمامك بالشركة، وكيف أنك خير من يسد احتياجاتها، وكيف ستقوم بالاتصال بالشركة مرة أخرى فى المستقبل القريب.

اطبع خطابك:

ولكن حاذر من أخطار الطباعة على برامج معالجة الكلمات. إذا أرسلت نفس الخطاب إلى عدة شركات تأكد أنك عدلت جميع الجمل الخاصة لتناسب كل حالة، اقرأ كل خطاب بعناية قبل أن تقوم بتوقيعه.

اجعل من السهل الوصول إليك:

تذكر أن تعطى صاحب العمل وسيلة الاتصال بك. تأكد أن رقم الهاتف الذى تذكره سيتم الرد عليه بشكل أكيد سواء بواسطة شخص ما أو بآلة الرد الآلى. أذكر عنوان بريدك الإلكترونى إذا أمكن ذلك.

لاتترك الكرة فى ملعب صاحب العمل. وضح له الاستجابة التى تنتظرها من هذا الخطاب وكيف ستقوم بالمتابعة فيما بعد. على سبيل المثال لا تقم بإنهاء خطابك بـ "وفى انتظار خطاب منكم فى القريب العاجل".

راجع ودقق:

تأكد أن الخطاب يخلو من الأخطاء النحوية والهجائية ثم راجع مرة أخرى، فالأخطاء المطبعية والنحوية تعطى فكرة سيئة عن قدراتك فى العمل. لاتعتمد اعتماد كليا على وظيفة مراجعة الهجاء الآلية الموجودة فى برامج معالج الكلمات، فإذا استخدمت كلمة "هناء" بدلا من "هناك" فلن يلاحظ برنامج معالجة الكلمات الخطأ الوارد. احتفظ بالقاموس على مقربة منك وراجعه للتأكد من الاستخدام السليم، وراجع أيضا "كتيب الكتابة السليمة" لأية استفسارات نحوية.

وقع الخطاب: إذا نسيت توقيع الخطاب فربما شعر صاحب العمل أنك قد أرسلت نموذج خطاب.

قم بإخراجه بشكل جيد:

اطبع سيرتك الذاتية وخطابك التمهيدى على نفس نوع الورق فمن شأن هذا أن يجعلهما يبدوان عملا حرفيا. لاتستخدم سوى طابعة تستطيع إخراج نسخ نظيفة يمكن قراءتها وخالية من العلامات غير المقصودة أو القذرة. تجنب استخدام الطابعات من نوع الطابعات بنظام النقاط أو الطابعات اليدوية.

احتفظ بنسخة: اعمل نسخة من كل خطاب ترسله واحتفظ به للرجوع إليه مستقبلا إذا لزم الأمر.